La factura electrónica será el estándar para la mayoría de operaciones entre empresas y autónomos. Esta guía práctica explica qué necesitas, formatos habituales, y un checklist para cumplir de forma sencilla, sin entrar en tecnicismos innecesarios.
Qué es la factura electrónica (visión sencilla)
- Es una factura con formato digital estructurado que permite su lectura automática por software (no solo un PDF).
- Se emite, transmite y conserva por medios electrónicos garantizando autenticidad e integridad.
- Facilita automatizar contabilidad, cobros y reporting.
Formatos y estándares más habituales
- XML estructurado (por ejemplo, UBL/Facturae según la plataforma que uses).
- PDF + datos embebidos cuando el proveedor lo permite, aunque no siempre es válido como e-factura estructurada.
- EDI o APIs propias de plataformas de facturación y ERPs.
Requisitos clave para cumplir
| Área | Qué revisar | Acción práctica |
|---|---|---|
| Identidad digital | Certificado digital o sistema de firma | Obtén/renueva certificado y configúralo en tu software |
| Software | Emisión en formato estructurado y numeración correlativa | Activa plantillas de e-factura y secuencias por serie |
| Conservación | Archivo seguro durante los años exigidos | Backup automático y exportación periódica |
| Intercambio | Envío por canal aceptado por el destinatario | Habilita envío por plataforma, email firmado o API |
| Privacidad | Datos mínimos necesarios, RGPD | Oculta datos sensibles y añade aviso legal |
Checklist de implantación en 7 pasos
- Selecciona un software de facturación con e-factura (y soporte de firma).
- Configura serie, numeración y plantillas con datos fiscales correctos.
- Importa tu catálogo de clientes y verifica sus requisitos de recepción.
- Activa tu certificado digital y firma automática.
- Define copias de seguridad y política de conservación.
- Prueba con 1–2 facturas reales y valida la lectura en destino.
- Documenta el proceso (manual interno) y forma a quien facture.
Errores frecuentes (y cómo evitarlos)
- Emitir solo PDF pensando que ya es e-factura → usa formato estructurado.
- No controlar la integridad (firma) → activa firma en el software.
- Olvidar copias y exportaciones → programa respaldos automáticos.
- No alinear IVA/IRPF con tu régimen → revisa plantillas y series.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un PDF como factura electrónica? No por sí solo. La e-factura requiere un formato estructurado que pueda leerse automáticamente.
¿Necesito certificado digital? Es recomendable/obligatorio según el flujo y plataforma; agiliza firma y autenticidad.
¿Cómo envío la e-factura? Por la plataforma acordada (portal, email con firma, API). Verifica lo que admite tu cliente.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas? Conserva durante los años exigidos por la normativa fiscal; usa copias y exportaciones periódicas.
Conclusión: Con un software adecuado, certificado digital y un buen flujo de archivo y envío, cumplir con la e-factura es sencillo y te ahorrará tiempo y errores.